Opbouw en stijl van brieven en e-mails in het Engels


kip-write-or-right-jpg.jpg

De regels voor corresponderen in het Engels verschillen van die in het Nederlands. In deze blog geven wij u graag wat handreikingen en adviezen voor het schrijven van veel voorkomende e-mails en brieven in het Engels. We bespreken de meest gebruikelijke opbouw voor briefcorrespondentie waarin u om informatie vraagt, een klacht indient, een zakelijke afspraak regelt, een offerte opstelt en een order plaatst en bevestigt. Ook geven we enkele belangrijke adviezen voor het schrijven van e-mails.
De voorbeeldzinnen die we in deze blog gebruiken, kunt u direct toepassen in uw eigen correspondentie. We onderscheiden daarbij het Amerikaans- (AmE) en Brits-Engels (BrE). Belangrijk is dat u consequent blijft en een mengelmoes van Brits en Amerikaans-Engels in uw communicatie vermijdt.

Verzoek om informatie     

1. Zeg wie u bent, hoe u aan de gegevens van de geadresseerde komt, wie heeft bemiddeld en wat u te bieden heeft.
Your name and address were passed to me by ...
I understand from [bron] that you...
I recently saw one of your [producten] at [plaats].
We are a fresh produce company and are writing to enquire whether ...

2. Geef duidelijk aan wat u wilt.
Please send me your illustrated catalogue and a price list.
I am particularly interested in ...

3. Sluit af met de te verwachten soort actie(reply).
We look forward to receiving your order in the near future
We would appreciate your advice on these matters.


Indienen van klacht 
 
Ook in het Engels gelden een aantal principes waarmee u culturele valkuilen en onbegrip kunt vermijden. Wees daarom positief, objectief en vermijd onbeleefdheden.

1. Ondanks dat u een klacht indient, begint u uw schrijven met iets positiefs. Bedank bijvoorbeeld uw leverancier voor de snelle bestelling, voordat u klaagt over de incomplete bestelling. Vergeet daarbij niet de details van de bestelling te vermelden, zodat uw leverancier deze makkelijk kan terugvinden.
Thank you for the prompt delivery of our order of 7 July 2015 for 35 climate controls (art. no. 2645/48/CC).
On 16 June 2015, we placed an order with you for ...
I am returning the ... I ordered from you recently, because it is defective and because it arrived too late to be sold to its intended user.
I am writing to express my dissatisfaction at the treatment I received from ... last week.

2.
Mocht u dat nog niet gedaan hebben, beschrijf dan het probleem en vertel waarom u zo ontevreden bent. Vermeld daarbij datum, tijden, namen en getallen en voeg mogelijk bewijsmateriaal bij. Verder kunt u vermelden dat u de situatie zeer betreurt.
I regret to report that one of the cases of the consignment was badly damaged.
However, when we examined the goods, we found that they did not correspond to what we ordered.
I regret to report that we have not yet received these goods.

3. Vertel wat het probleem kost, in termen van ongemak, ergernis en geld.
This delay has caused us considerable difficulties, as we ...

4.
Wees positief over eventuele voorgaande ervaringen met het bedrijf en geef aan waarom het in het belang van de lezer is om actie te ondernemen. 
Your company has an excellent reputation for quality.
We have made use of your services for many years and would be sorry if the relationship should need to be discontinued.

5. Vermeld vervolgens wat u wilt dat er gaat gebeuren en welke oplossing uw voorkeur geniet. Wilt u het geld terug, wilt u een korting ontvangen of wilt u een nieuwe levering.
Please send us the missing articles by return.
We would be prepared to accept a discount of ...
Please refund the purchase price, plus costs
Please inform us as soon as possible what arrangements you propose to make to resolve this matter. Meanwhile, we are withholding payment of your invoice.

6.
Sluit de brief beleefd en zo mogelijk positief af.
I would appreciate if you would look into this matter at once and let me know the outcome as soon as possible.
We feel there must be some explanation for this delay and await your prompt reply.


Afspraken maken en bevestigen
Wanneer u voor bijvoorbeeld de directeur een afspraak wilt regelen met iemand die u allebei niet kent, kunt u het beste de brief zo opstellen dat hij direct door de directeur ondertekend kan worden.

1. De directeur stelt zichzelf voor en geeft aan waarom hij een afspraak wilt maken.
My name is Kees Janssen, CEO of Tekermans BV in Meppel, the Netherlands. We manufacture ... I am writing to you at the suggestion of Mr Chris Smith, who mentioned that you were looking for strategic partners in the Netherlands. I would like to discuss the possibility of cooperation between Tekermans BV and Nitroflux plc with you.

2. Vervolgens schakelt u over op de logistiek van plaats en tijd en geef aan hoe het verder gaat met het regelen van de afspraak.
I will be in London from 5 to 10 April, and wondered whether you might be able to meet with me during that period. I will be staying at the Carlton Hotel in Piccadilly. Unless I hear from you to the contrary, I will phone you on Monday 4 April to see whether a convenient time and date can be arranged.

3. Bij een eerste contact kunt u, als bijlage, nog wat bedrijfsinformatie in het Engels meesturen.
I enclose some information about our company, which I trust you will find interesting.

4. Sluit af met een positieve, verwachtingsvolle uitdrukking.
I do hope we shall be able to arrange a meeting, as I believe it could be to our mutual advantage.
I look forward to the opportunity of meeting you.

5. Bij antwoord bedankt u de schrijver en herhaalt het doel van de afspraak om nog eens te benadrukken dat u het goed begrepen hebt.
Thank you for your letter suggesting a meeting in London to discuss ...
Thank you for your letter regarding ...


6. Geef aan wat u het best uitkomt en sluit af met een positieve, verwachtingsvolle uitdrukking.
Thursday 10 July or Friday 11 July would be most convenient for me. You could come to our office or we could meet at a mutually convenient location.
I look forward to meeting you.

O
fferte sturen
Wanneer u op een offerte reageert, is het belangrijk om snel, duidelijk en accuraat te antwoorden. De zinnen in het begin van de offerte zijn hetzelfde als bij het verzoek om informatie.

7. Bedankt voor de offerte-aanvraag.
Thank you for requesting a quotation for ...

8. Geef de gevraagde informatie en een indicatie van de kosten en levertijd. Vermeld BTW (VAT) en wat eventueel wel en niet is inbegrepen. Geef ook aan of u een catalogus of prijslijst hebt bijgesloten.
Please find enclosed an estimate for ...
The work will include:
The above prices do not include ...
Prices are subject to change without notice.
I have also sent you our brochure and price list under separate cover.
I have enclosed a few samples of our product for you to try for yourself.
Please note that quotations are subject to our General Terms and Conditions.

9. Noem eventueel andere diensten en/of producten, of andere informatie waar niet naar gevraagd is.
We can also provide ...
We also offer ...
You may also be interested to hear that ...

Order plaatsen        
1. Bedank voor de offerte of prijslijst.
Thank you for your quotation for ...
Thank you for your catalogue and price list.

2. Specificeer uw bestelling.
We would appreciate it if you could send us ... as soon as possible.
Please find attached the specifications of our order.

3. Bevestig de betalingsvoorwaarden, eventueel overeengekomen kortingen, leveringstijden, wijze van verzenden van de goederen of vraag hiernaar.
The total amount of this order is ..., including 10% discount as agreed in contract no. ...
Please let us know when we can expect the order to be delivered.
Please send the goods by airmail to ...
Please deliver the goods to ...

4. Bedank voor de levering en bevestig eventueel de bestelling.
Thank you for your order.
We have received your order for ...

5. Geef aan wanneer men de bestelling kan ontvangen of herhaal de overeengekomen leverdatum. Verontschuldig u voor een eventuele vertraging in de levertijd.
Your order will be delivered within two working days.
We have all the items you requested in stock and these will be delivered on the agreed date of 15 September 2015.
Unfortunately we do not have all the items currently in stock. We can deliver your order a week later, on 29 September 2015. We hope this will not cause you too much inconvenience.
We regret that the products you have requested are no longer available.
We apologise for any inconvenience this may cause.

Correspondentie per e-mail
De stijl van een e-mail is over het algemeen een stuk informeler dan een papieren brief. Wij beperken ons hier tot een aantal taalkundige en schrijftechnische aspecten van zakelijke e-mails in het Engels.

Aanhef
De aanhef in e-mails is vergelijkbaar met die in brieven, maar de formelere vormen als Dear Sirs, of Dear Sir or Madam worden niet veel gebruikt.
E-mailt u iemand voor de eerste keer, kunt u het beste Dear Mr Smith, Dear Ms Brown gebruiken. Goede bekenden en mensen waar u geregeld mee e-mailt, kunt u zonder probleem aanspreken met hun voornaam, dus Dear Brian of Dear Sue.
Stuurt u de e-mail naar mensen van wie u de naam niet kent of naar een groep van onbekende mensen, gebruik dan een algemene aanhef in de trant van Dear Collegue, Dear Friend, Dear All of Dear Webmaster.
Stuurt u een bericht naar een bedrijf via het algemene info-adres, gebruik dan Dear Sir/Madam.

Lay-out
Hiervoor gelden dezelfde regels als voor brieven. Wij adviseren wel om de alinea’s te scheiden door witregels omwille van de leesbaarheid van het bericht.

Correct taalgebruik
Let ook in uw e-mails op een juiste spelling en grammatica. Maak gebruik van de Brits-Engelse of Amerikaans-Engelse spellingchecker. Let daarbij op de interpunctieregels die voor Brits-Engels en Amerikaans-Engels verschillend zijn. Voorkom een overmatig gebruik van hoofdletters; deze kunnen dreigend over komen.

Tips
Vermijd in zakelijk e-mailverkeer het gebruik van ‘emoticons’ of ‘smileys’ en acroniemen (zoals BTW voor by the way).

Afsluiting
Het afsluiten van een e-mail is misschien wel een van de belangrijkste aspecten.  Dit kan op veel manieren, van koel tot vrij warm en joviaal. In principe kunt u dezelfde afsluiting als de ander gebruiken. Maar hebt u geen voorbeeld, kies dan een van de volgende mogelijkheden.

Van formeel-beleefd naar informeel:

Formeel                                             
Yours sincerely* (BrE)                  
Sincerely (AmE)                                              
Cordially (AmE
)   

Beleefd (iets minder formeel)                  
Kind regards (BrE)
Best regards (AmE) [ veel gebruikt]
Yours (AmE)
Best wishes
Thank you
Many thanks   
With thanks      

Informeel
Thanks
Cheers
Take care
All the best
Best (AmE)

*  U sluit alleen af met Yours sincerely wanneer u de naam van de ontvanger kent. Indien de naam van de ontvanger niet bekend is, schrijft u in de aanhef Dear Sir/Madam en sluit af met Yours faithfully.               

Schrijf (bij een eerste e-mailbericht) altijd uw volledige naam (voornaam en achternaam) onder de afsluiting.

In zakelijke e-mails is het verstandig om een handtekening (signature) met buitenlandse notatie van telefoonnummers mee te sturen (standaard in te stellen). Zie het als een soort visitekaartje.
Verder kunt u een legal disclaimer aan uw handtekening toevoegen.


Nog geen reactie. Wees de eerste die reageert!




<< Terug

Offerte

home_chicken.png

Vertaalkosten worden op woordbasis berekend. Het woordtarief verschilt per taalcombinatie. Facturering geschiedt op basis van het elektronisch getelde aantal woorden in de brontaal (de taal van...

Offerte >>