Handleidingen


v2-tekening-handleiding-jpg.jpg

Oeps, er moe(s)t nog een handleiding bij, wat nu?
Na jaren van ontwikkelen is het product af en wordt het op de markt gebracht. In de praktijk komt het er vaak op neer dat de handleiding dan nog “even snel” geschreven en vertaald moet worden. Hoe gaat u dat klusje klaren?

Belang van een goede handleiding
De productinformatie dient op correcte wijze, duidelijk en eenduidig op de lezer – de bediener van de machine, installatie of software – overgebracht te worden. Alle handelingen van de installatie, de montage, de ingebruikname, het onderhoud tot en met de probleem- en storingsanalyse moeten beschreven worden, evenals alle daarbij in acht te nemen veiligheidsaspecten. Welke afwegingen moet u maken, van opzet tot en met vertaling? 

Digitaal, op video of in boekvorm; waarvoor gaat u kiezen?
Soms volstaat een visuele handleiding in de vorm van een tekening, een serie illustraties en/of een video. Een visuele presentatie heeft als demo vaak zijn voordelen, maar de handleiding op papier geniet nog altijd de meeste bekendheid. Daarentegen winnen online- en on-device-handleidingen langzaamaan steeds meer aan populariteit. Het grote voordeel van de handleiding op papier is dat u deze snel en gemakkelijk kunt raadplegen.

Wilt u de betekenis van een bepaalde knop weten, dan vindt u deze sneller in een tastbaar boekwerk dan wanneer u eerst het instructiefilmpje moet opstarten. Zelfs als de papieren handleiding een op een zou worden vertaald naar beeld, dan nog bent u afhankelijk van de snelheid van weergave. Bij een gedrukte handleiding bepaalt u zelf het leestempo. Kortom, de ‘how-to-do-filmpjes’ zijn leuk, maar voor de echte uitleg is en blijft de handleiding in traditionele boekvorm toch handiger.

Weet voor wie u schrijft, oftewel ken uw doelgroep
Het is belangrijk dat de productinformatie op eenduidige, kort en krachtige wijze richting de doelgroep oftewel de bediener van de machine, installatie of software gecommuniceerd wordt. Houd daar bij het schrijven al rekening mee.

Hoe kunt u op voorhand kosten besparen?
Niemand leest graag veel als het moet. Ontwikkel daarom een korte, praktijkgerichte, schriftelijke handleiding op basis van minimalistische en visuele principes en gebruik het ‘Simplified Technical English1)’.  
U beperkt de hoeveelheid tekst door overbodige informatie en bijwoorden te elimineren. Bijzinnen kunnen vaak vervangen worden door een enkel bijvoeglijk naamwoord. Spreek de gebruiker direct aan en vermijd de lijdende vorm. Schrijf consequent en hergebruik teksten waar noodzakelijk. Het minimalisme zorgt ervoor dat de tijd om iets te leren met 30% afneemt, 25% meer informatie in het menselijk brein opgeslagen wordt en het omzetten in andere talen een stuk effectiever en kostengunstiger verloopt.

Verder is het raadzaam om teksten van illustraties te voorzien of zelfs geheel hierdoor te vervangen. Een illustratie zegt doorgaans meer dan duizend woorden. En daarbij is een illustratie nog eens taalonafhankelijk. Op deze wijze bespaart u op voorhand vertaalkosten. Let verder op een goede balans tussen tekst, illustraties en witruimte; dit verhoogt nog eens de leesprestaties en verbetert de begrijpelijkheid.

Laat het schrijven liefst aan een technisch auteur over
De schrijver heeft direct contact met alle betrokken experts. Dit kunnen elektrotechnici, werktuigbouwkundigen of industrieel ontwerpers zijn, maar ook communicatieadviseurs of onderhoudstechnici. De experts leveren de productinformatie aan en iedere specialist zal hierbij zijn eigen jargon gebruiken. Het is de kunst van de auteur om deze informatie op begrijpelijke wijze richting gebruiker te communiceren, zonder aan de feitelijke informatie in te boeten.

Volgens de geldende richtlijnen
In Nederland bestaat een norm voor handleidingen, te weten de NEN5509. Deze norm beschrijft onder andere de inhoud van een handleiding en bevat aanbevelingen voor bijvoorbeeld lettergrootte of aanduidingen op de titelpagina.
Bij het schrijven van een handleiding is het van belang op de hoogte te zijn van de verplichtingen ten aanzien van productveiligheid en -aansprakelijkheid. Deze verplichtingen stellen vaak eisen aan de productdocumentatie en zijn dus van invloed op de inhoud van de handleiding. Voor professionele producten worden veelal door CE-richtlijnen eisen gesteld aan de handleiding.

Hoe kan dit alles snel, consequent, accuraat en voordelig vertaald worden?
Voor het vertalen van met name technische documentatie kunnen vertaalgeheugens (CAT-tools) ingezet worden. Tekstpassages die in meerdere handleidingen herhaald en/of hergebruikt worden – denk aan montage-, installatie- en veiligheidsinstructies en probleemanalyses - kunnen zo op snelle, accurate, effectieve en voordelige wijze in een andere taal omgezet worden.

Voorbeeld mogelijke samenstelling handleiding

Voorwoord
1.      Inleiding
2.      Technische specificaties en toleranties
3.      Veiligheid
        3.1   Voorschriften
        3.2   Pictogrammen
        3.3   Kwalificatie van bedieners van machine
        3.4   Verantwoording van risico’s
4.      Beschrijving en werking
        4.1   Bedoeld gebruik
        4.2   Bedieningselementen
5.      Transport en opslag
6.      Montage en installatie
        6.1   Montage
        6.2   Elektrische aansluiting
7.      Inbedrijfname
8.      Onderhoud
        8.1   Preventief onderhoud
        8.2   Reinigen
        8.3   Storing en reparatie
9.      Buitenbedrijfstelling en afdanken
10.   CE-conformiteitsverklaring

(1) Simplified Technical English - ook Simplified English, Global English, Standardized English of Controlled English genoemd - is de internationale richtlijn voor het standaardiseren van terminologie, stijl en grammatica. De technische tekst wordt daardoor helder, kort, begrijpelijk en consistent en maakt dat documentatie en vertalingen, goedkoper worden. 

© AgroLingua b.v.


Nog geen reactie. Wees de eerste die reageert!




<< Terug

Offerte

home_chicken.png

Vertaalkosten worden op woordbasis berekend. Het woordtarief verschilt per taalcombinatie. Facturering geschiedt op basis van het elektronisch getelde aantal woorden in de brontaal (de taal van...

Offerte >>